Apri un utente dall’elenco Utenti e seleziona Organizzazione. La scheda riunisce dati organizzativi, rapporti, gradi con relativa operatività e incarichi, mantenendo i diversi periodi della storia dell’utente.
Le azioni di inserimento, modifica ed eliminazione sono disponibili a chi può gestire l’utente; le schede degli ex membri restano consultabili, ma non modificabili con i normali permessi di gestione.
Dati organizzativi
Il riepilogo iniziale mostra Numero di matricola, Organizzazione e Tags. Con Modifica aggiorni la matricola e, quando il modulo è abilitato, l’opzione Allerte esterne: scegli se l’utente deve ricevere anche le allerte delle organizzazioni esterne collegate, oltre a quelle interne.
I tag si aggiungono con Aggiungi accanto a Tags. Per il loro utilizzo nei filtri e nelle squadre consulta la guida Tag.
L’organizzazione nel riepilogo è quella a cui l’utente è attualmente assegnato. Le organizzazioni nella tabella Rapporto descrivono invece i singoli periodi registrati: modificarle non trasferisce l’utente.
Rapporti con l’organizzazione
La tabella Rapporto registra i periodi come Membro, Volontario, Dipendente o Part time, con organizzazione, date, note e un eventuale allegato. Le righe più recenti sono mostrate per prime; un periodo senza data finale è indicato come Attuale.
Per inserire un periodo:
- Seleziona Aggiungi Rapporto e scegli la tipologia.
- Indica l’organizzazione, se il campo è modificabile, e la data Da.
- Compila Fino al solo se il rapporto è terminato; aggiungi eventuali note e un file.
- Premi Salva.
Le organizzazioni selezionabili dipendono da quelle che puoi gestire. I periodi di rapporto dello stesso utente non possono sovrapporsi, anche se riguardano organizzazioni o tipologie diverse. La data finale è compresa nel periodo: se un rapporto termina il 31 marzo, il successivo può iniziare dal 1° aprile.
Usa Modifica per correggere una registrazione o chiuderne il periodo. Usa Elimina per rimuovere una registrazione errata: per terminare un rapporto da conservare nello storico, compilane la data finale.
Registrazioni di archiviazione
Le righe Archiviazione riportano data, motivo e note dell’evento. Vengono create dall’azione Archivio nella scheda Anagrafica.
Modificare o eliminare una registrazione di archiviazione, quando consentito, corregge lo storico ma non riattiva l’utente. Anche l’inserimento di un nuovo rapporto non riabilita l’accesso e non cambia l’organizzazione assegnata.
Gradi e operatività
Ogni riga della tabella Gradi associa un grado e un’operatività a un periodo. Il periodo Attuale determina i valori mostrati nell’intestazione dell’utente. I gradi disponibili dipendono dal tipo di organizzazione; le opzioni di operatività dipendono dal grado selezionato.
Per registrare un cambiamento, anche della sola operatività:
- Seleziona Aggiungi Grado.
- Scegli Grado e Operatività.
- In Da, indica il giorno da cui il cambiamento è effettivo.
- Lascia Fino al vuoto se il cambiamento prosegue nel periodo corrente; aggiungi eventuali note e allegati, quindi salva.
Il sistema adatta i periodi esistenti e aggiorna grado e operatività correnti quando il cambiamento li riguarda. Un inserimento retrodatato rispetta i cambiamenti successivi già registrati.
Come leggere le date
Nei gradi, “Fino al” è il primo giorno del periodo successivo. Per esempio, con un cambio effettivo dal 1° aprile:
- il periodo precedente ha Fino al: 01/04;
- il nuovo periodo ha Da: 01/04;
- il 1° aprile valgono già il nuovo grado e la nuova operatività.
Le date non possono essere future e, quando presente, la fine deve essere successiva all’inizio. I periodi devono restare consecutivi, senza vuoti né sovrapposizioni.
Inserire o correggere un periodo storico
Per registrare un periodo già concluso, usa Aggiungi Grado e compila entrambe le date. Il periodo deve rientrare in un singolo intervallo esistente oppure precedere il primo, terminando esattamente alla sua data iniziale. Non può attraversare un cambiamento già registrato.
Con Modifica puoi correggere grado, operatività, date, note e allegati. Lo spostamento di un confine aggiorna anche il periodo adiacente: cambiare l’inizio di un periodo cambia la fine del precedente. Il primo periodo può essere anticipato, ma non posticipato lasciando giorni scoperti; per quello attuale non è disponibile una data finale nel modulo di modifica.
Elimina è disponibile quando esiste più di un periodo. La sua durata viene assorbita dal precedente oppure, eliminando il primo, dal successivo. Se elimini il periodo attuale, vengono ricalcolati anche grado e operatività correnti.
Incarichi
La tabella Incarichi registra responsabilità come Magazziniere e Segretario; Governatore è disponibile per le organizzazioni di Protezione Civile.
Con Aggiungi Incarico scegli la tipologia, indica la data Da e l’eventuale Fino al, quindi aggiungi note e un allegato se necessari. Puoi modificare o eliminare le registrazioni con le azioni della riga.
Lo stato è calcolato dalle date:
- Programmato: l’inizio è futuro.
- In corso: l’incarico è iniziato e non è terminato.
- Concluso: la data finale è passata.
La data finale è inclusa: l’incarico risulta ancora In corso nel giorno indicato in Fino al. Non sono consentite sovrapposizioni tra incarichi della stessa tipologia per lo stesso utente; incarichi diversi possono essere contemporanei.
Registrare un incarico non assegna automaticamente permessi nell’applicazione. Le autorizzazioni si gestiscono da Permessi, nel menu dell’Anagrafica.
Trasferire l’utente
Il pulsante Trasferisci è disponibile a chi dispone della gestione tra organizzazioni. Scegli la Destinazione tra quelle proposte e conferma: sono ammesse organizzazioni dello stesso tipo di quella di provenienza, tra quelle che puoi gestire. Se la destinazione ha raggiunto il limite di utenti previsto dal piano, il trasferimento non viene eseguito.
Il trasferimento cambia l’organizzazione attuale dell’utente e permette alla destinataria di gestirne il profilo. L’utente resta visibile nel portale di chi lo trasferisce secondo i permessi di gestione tra organizzazioni.
L’utente viene rimosso dalle squadre manuali dell’organizzazione di provenienza. I rapporti e gli incarichi già registrati restano nello storico: il trasferimento non crea né chiude automaticamente i periodi di rapporto. Se necessario, aggiorna anche la tabella Rapporto per descrivere il passaggio.